دهبانی صابر مدیر منطقه یک شهرداری با اشاره به اینکه حفظ و حراست از پروندههای شهروندان امری مهم و ضروری است عنوان کرد همواره یکی از دغدغههای مهم، وجود سیستمی مناسب جهت ثبت و ضبط این پروندهها بوده است که به همین جهت شهرداری منطقه یک به عنوان پیشگام در شهرداری همدان پروژه آرشیو الکترونیکی اسناد و مدارک را در سال گذشته با اعتباری ۶.۲۵ میلیارد ریالی آغاز کرد.
به گزارش
تابناک همدان، وی گفت: هدف از اجرای این پروژه را ایجاد فایلهای دیجیتالی جهت پشتیبانی از پروندههای فیزیکی و حفظ اسناد و مدارک مربوط به پروندهها در قبال حوادث طبیعی و غیرطبیعی و نیز جهت استفاده در سیستمهای مکانیزه شهرداری با هدف حذف گردش دستی و فیزیکی پروندهها دانست که بدین ترتیب هرگونه سوء استفادههای احتمالی نیز جلوگیری شده و ایجاد امنیت و دسترسی آسان به پروندههای موجود افزایش مییابد.
مدیر منطقه یک افزود: با عنوان اینکه پروندهها در شش دسته نوسازی، شهرسازی، کمیسیون ماده صد، کمسیسون ماده هفتاد و هفت، کسب و پیشه و توافق دسته بندی شده اند مطرح کرد چهار میلیون و صد و هشتاد هزار برگ پرونده در طی مدت سیزده ماه از اجرای این پروژه به صورت الکترونیکی آرشیو شده اند که بیشترین تعداد آنها مرتبط با پروندههای نوسازی با بیش از ۳ میلیون برگ بوده است.
وی با بیان اینکه این پروژه شامل دو بخش فیزیکی و سیستمی بوده است گفت: در بخش فیزیکی عملیات عمرانی جهت ایجاد مکانی مناسب و ایمن برای پروندهها با استفاده از بهترین مصالح اجرا شده است و همچنین در بخش سیستمی کیفیت بالای تصاویر و نقشههای اسکن شده را یکی از نقاط قوتی دانست که در این پروژه لحاظ شده است و با اجرای این پروژه عملا گردش فیزیکی اسناد و پروندهها به صفر خواهد رسید.
دهبانی صابر افزود: همچنین صحت سنجی و اعتبارسنجی تمامی مدارک و پروندهها بر عهده کارشناسان حراست شهرداری همدان بوده است تا بتوان به تمامی شهروندان همدانی اطمینان خاطر داد که با اجرای این پروژه از پروندهها به نحو احسن مراقبت شده و حقوق آنان رعایت شده است.
مدیر منطقه یک سرعت بالای این پروژه را از ویژگیهای بارز آن دانست و عنوان کرد: روزانه به طور متوسط بیش از هفت هزار برگ توسط هر فرد اسکن و بایگانی شده است که با توجه به مشکلات زیادی که در اجرای این پروژه از قبیل شیوع ویروس کرونا و کاهش نیروها، کیفیت نامناسب اوراق قدیمی، چیدمان نامناسب و بایگانیهای گذشته و... وجود داشته است بی نظیر است.
وی همچنین از ایجاد واحد امور آرشیو اسناد منطقه خبر داد و اظهار کرد: در این واحد تمامی اسناد به صورت سیستمی و فیزیکی دسته بندی شده هستند و همچنین در تلاش هستیم تا سیستم یکپارچه سازی نیز با سرعت عمل زیاد اجرا شود تا تمامی خدمات شهروندان به صورت الکترونیکی قابل انجام باشد.
روابط عمومی منطقه یک شهرداری